HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OUTLOOK WEB ACCESS
Đăng nhập vào Outlook Web Access
Người dùng muốn vào mailbox (hộp thư), có thể dùng Internet Explorer (Trình duyệt Web) để vào Outlook Web Access:
• Mở trình duyệt Web Internet Explorer, sau đó đánh địa chỉ sau:
https://exchange.techcombank.com.vn/exchange hoặc http://www.techcombank.com.vn , chọn phần Email
• Sau khi nhập địa chỉ trên vào, trang web của Mail Exchange sẽ mở ra và người dùng sẽ nhập tài khoản(domainuser name) và mật khẩu(password) để thẩm định trước khi đăng nhập vào hộp thư của người dùng.
• Các thư của người dùng nhận được sẽ nằm trong folder Inbox, Các thư mà người dùng soạn nhưng gửi đi chưa được sẽ nằm trong Outbox, các thư mà người dùng viết nháp sẽ nằm trong folder Drafts, các thư do người dùng gửi sẽ nằm lưu lại trong Sent Items và các thư được xóa sẽ nằm trong Deleted Items.
Public Folders
• Public Folders là nơi lưu trữ các thư chung của tổ chức hay của một chi nhánh, một phòng ban nào đó. Các thư củng được phân loại theo từng public folder riêng (Vd: các thư chúc mừng sinh nhật nhân viên sẽ nằm trong folder Chúc mừng sinh nhật, các thư thông báo chung cho toàn công ty sẽ nằm trong folder Thông báo chung…). Khi người dùng muốn vào Public Folders, hãy click vào Public Folders trên thanh.
Calendar
• Trên thanh bên bên trái, người dùng có thể sử dụng chức năng Calendar. Chức năng của Calendar này là giúp người dùng hoạch định kế hoạch và sắp xếp thời gian cho công việc, có khả năng nhắc nhở người dùng hoàn thành công việc đúng theo lịch đã sắp xếp trong Calendar.
• Để tạo ra một thời biểu công việc, người dùng chỉ việc click New, sau đó điền các thông tin cần thiết vào lịch rồi Save and Close lại.
Rules
• Ngoài ra, trên thanh bên trái còn có chức năng định ra những chính sách áp đặt lên mailbox của người dùng. Ví dụ, người dùng có thể định ra các thư của người gửi nào vào folder nào trong Inbox (Vd: người dùng có thể định chính sách cho thư của các nhân viên khác trong phòng mình vào folder tên IT.Dept trong Inbox…)
• Để tạo ra chính sách mới, người dùng click vào New, điền các thông tin chi tiết mà người dùng muốn đặt ra chính sách trên mailbox sau đó click Save and Close.
Contacts
• Chức năng Contacts (Address Card) là nơi cho người dùng tạo ra và lưu lại các danh thiếp của mọi người.
• Để tạo một danh thiếp, người dùng click New rồi điền đầy đủ các thông cần thiết và sau đó click Save and Close lại.
Tasks
• Chức năng Tasks (Simple List) tạo ra những nhiệm vụ làm việc. Trong đó ta có thể hoạch định ngày bắt đầu công việc và ngày kết thúc nhiệm vụ tạo ra. Chức năng Tasks này còn có thể nhắc nhở người dùng sắp đến ngày hết hạn cho công việc đã đề ra.
• Để tạo ra một nhiệm vu (Task), người dùng click vào New rồi điền các thông tin cần thiết và sau đó click Save and Close để lưu lại các task nhiệm vụ.
Options
Out of Office Assistant
• Trong Options, có rất nhiều thông tin cho người dùng cấu hình tùy theo yêu cầu của mỗi người. Chức năng Out of the Office là một trong những chức năng cần được quan tâm.
• Khi người dùng đi công tác xa hay nghỉ phép không có mặt trong công ty, không thể nhận mail được thì người dùng nên dùng chức năng này. Chức năng này sẽ giúp người nhận tự động gửi thư ngược lại cho người gửi biết là mình không có mặt ở công ty làm việc với nội dung được viết dưới khung bên dưới và chọn chức năng I’m currently out of the office. Sau đó click Save and Close để lưu lại cấu hình cho người dùng.
Messaging Options
• Trong phần này, người dùng có thể cấu hình bao nhiêu thư được thể hiện trong một trang. Phần này có cả chức năng thông báo cho người dùng biết là mình có mail mới. Ngoài ra, người dùng có thể tạo ra chữ ký ở cuối thư khi gửi thư cho mọi người.
• Để tao ra chữ ký, người dùng click vào nút Edit Signature…rồi nhập những thông tin của chữ ký và sau đó Save and Close để lưu lại cấu hình.
Đăng nhập vào Outlook Web Access
Người dùng muốn vào mailbox (hộp thư), có thể dùng Internet Explorer (Trình duyệt Web) để vào Outlook Web Access:
• Mở trình duyệt Web Internet Explorer, sau đó đánh địa chỉ sau:
https://exchange.techcombank.com.vn/exchange hoặc http://www.techcombank.com.vn , chọn phần Email
• Sau khi nhập địa chỉ trên vào, trang web của Mail Exchange sẽ mở ra và người dùng sẽ nhập tài khoản(domainuser name) và mật khẩu(password) để thẩm định trước khi đăng nhập vào hộp thư của người dùng.
• Các thư của người dùng nhận được sẽ nằm trong folder Inbox, Các thư mà người dùng soạn nhưng gửi đi chưa được sẽ nằm trong Outbox, các thư mà người dùng viết nháp sẽ nằm trong folder Drafts, các thư do người dùng gửi sẽ nằm lưu lại trong Sent Items và các thư được xóa sẽ nằm trong Deleted Items.
Public Folders
• Public Folders là nơi lưu trữ các thư chung của tổ chức hay của một chi nhánh, một phòng ban nào đó. Các thư củng được phân loại theo từng public folder riêng (Vd: các thư chúc mừng sinh nhật nhân viên sẽ nằm trong folder Chúc mừng sinh nhật, các thư thông báo chung cho toàn công ty sẽ nằm trong folder Thông báo chung…). Khi người dùng muốn vào Public Folders, hãy click vào Public Folders trên thanh.
Calendar
• Trên thanh bên bên trái, người dùng có thể sử dụng chức năng Calendar. Chức năng của Calendar này là giúp người dùng hoạch định kế hoạch và sắp xếp thời gian cho công việc, có khả năng nhắc nhở người dùng hoàn thành công việc đúng theo lịch đã sắp xếp trong Calendar.
• Để tạo ra một thời biểu công việc, người dùng chỉ việc click New, sau đó điền các thông tin cần thiết vào lịch rồi Save and Close lại.
Rules
• Ngoài ra, trên thanh bên trái còn có chức năng định ra những chính sách áp đặt lên mailbox của người dùng. Ví dụ, người dùng có thể định ra các thư của người gửi nào vào folder nào trong Inbox (Vd: người dùng có thể định chính sách cho thư của các nhân viên khác trong phòng mình vào folder tên IT.Dept trong Inbox…)
• Để tạo ra chính sách mới, người dùng click vào New, điền các thông tin chi tiết mà người dùng muốn đặt ra chính sách trên mailbox sau đó click Save and Close.
Contacts
• Chức năng Contacts (Address Card) là nơi cho người dùng tạo ra và lưu lại các danh thiếp của mọi người.
• Để tạo một danh thiếp, người dùng click New rồi điền đầy đủ các thông cần thiết và sau đó click Save and Close lại.
Tasks
• Chức năng Tasks (Simple List) tạo ra những nhiệm vụ làm việc. Trong đó ta có thể hoạch định ngày bắt đầu công việc và ngày kết thúc nhiệm vụ tạo ra. Chức năng Tasks này còn có thể nhắc nhở người dùng sắp đến ngày hết hạn cho công việc đã đề ra.
• Để tạo ra một nhiệm vu (Task), người dùng click vào New rồi điền các thông tin cần thiết và sau đó click Save and Close để lưu lại các task nhiệm vụ.
Options
Out of Office Assistant
• Trong Options, có rất nhiều thông tin cho người dùng cấu hình tùy theo yêu cầu của mỗi người. Chức năng Out of the Office là một trong những chức năng cần được quan tâm.
• Khi người dùng đi công tác xa hay nghỉ phép không có mặt trong công ty, không thể nhận mail được thì người dùng nên dùng chức năng này. Chức năng này sẽ giúp người nhận tự động gửi thư ngược lại cho người gửi biết là mình không có mặt ở công ty làm việc với nội dung được viết dưới khung bên dưới và chọn chức năng I’m currently out of the office. Sau đó click Save and Close để lưu lại cấu hình cho người dùng.
Messaging Options
• Trong phần này, người dùng có thể cấu hình bao nhiêu thư được thể hiện trong một trang. Phần này có cả chức năng thông báo cho người dùng biết là mình có mail mới. Ngoài ra, người dùng có thể tạo ra chữ ký ở cuối thư khi gửi thư cho mọi người.
• Để tao ra chữ ký, người dùng click vào nút Edit Signature…rồi nhập những thông tin của chữ ký và sau đó Save and Close để lưu lại cấu hình.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét